Das Kilometergeld ist eine pauschale Abgeltung für sämtliche Kosten, welche durch die Verwendung eines privaten Kraftfahrzeuges für die Arbeit entstehen. Dies gilt sowohl für Bundes-Dienstangehörige, aber auch für Arbeitnehmer und Selbstständige.
Das Kilometergeld wird in nachkommenden pauschalen Beiträgen gewährt:
- Für Fahrten mit dem Pkw bekommt der Fahrer 0,42 €/km
- Bei Fahrten mit dem Motorrad (min. 250 ccm) bekommt der Fahrer 0,24 €/km
- Für Fahrten mit einem Motorrad bzw. Mofa (max. 250 ccm) erhält der Fahrer 0,24 €/km
- Jeder Mitfahrer erhält 0,05 €/km
- Fahrradfahrer oder Fußgänger, die dienstlich unterwegs sind erhalten ab einer Strecke von 2 km 0,38 €/km
Kosten die durch das Kilometergeld abgegolten sind
- Werteverlust und Abschreibungen
- Benzin- und Ölkosten
- Wartungen und Reparaturen
- Zusatzkosten, zum Beispiel durch Winterreifen
- Kosten für das Autoradio
- Steuern und Gebühren
- Versicherungen
- Mitgliedsbeiträge in Automobilclubs
- Kosten für Kredit- und Leasingraten
- Kosten für die Parkgebühren und Mautgebühren
Kilometergeld und Steuerfreiheit
Die Höhe, in der das amtliche Kilometergeld gewährt wird, ist steuerfrei. Dementsprechend ist es also eine steuerliche maximale Grenze und sämtliche Beträge, welche freiwillig gewährt werden, sind zu versteuern.
Zum Beispiel: Für Pkws beläuft sich das Kilometergeld auf 0,42 € pro Kilometer. Der Arbeitgeber gewährt allerdings 0,50 € pro Kilometer. Dementsprechend wären 0,08 € pro Kilometer zu versteuern.
Festgelegt sind die Beträge in der Reisegebührenvorschrift. Diese sind für Bundesbedienstete verpflichtend, ist aber auch auf die Privatwirtschaft wirksam, hier dient er als Richtlinie und gibt den maximalen Betrag für eine steuerfreie Auszahlung an.
Innerhalb der Privatwirtschaft ist das Kilometergeld in Betriebsvereinbarungen, Kollektivverträgen und individuellen Verträgen festgelegt. Prinzipiell ist es möglich, die Pauschalbeträge als Werbungskosten anzusetzen. Nicht erlaubt sind weitergehende Kosten. Allerdings gibt es hier wenige Ausnahmen, dazu zählen Kosten für genau angeführte Schäden.
Die Kriterien für Steuerfreiheit sind:
- Eine Dienstreise muss vorliegen
- Der Höchsteinsatz darf nicht überschritten werden
- Der Arbeiter muss die Kosten für das Fahrzeug selber aufkommen, dazu muss ein Fahrtenbuch geführt werden, welche darlegen wie viele Kilometer dienstlich gefahren wurden.
Wenn der Arbeitgeber einen eigenen Kilometersatz erhält, dann gilt dies als zusätzliches Einkommen. Die angegebenen Beträge werden nur für maximal 30.000 Kilometer steuerfrei gezahlt. Auch der gesamte Betrag unterliegt einer maximalen Grenze, welche nicht überschritten werden dürfen.
Der Sonderfall – Der Angestellte wird versetzt
Wenn der Angestellte zu einem anderen Dienstort versetzt wird, dann verändert sich folglich der Weg von Wohnort zur Dienststelle. Die Veränderungen kann man in zwei Fällen darstellen:
- Bei einer Versetzung, gilt der neue Weg zur Arbeitsstelle. Eine Dienstreise wird nicht angenommen, das Kilometergeld fällt hierbei nicht an.
- Bei zeitlich begrenzten Versetzungen wird zum Monatsende, in dem die Dienstfahrten zum ersten Mal größtenteils stattfinden Kilometergeld entrichtet wird. Danach sind Verkehrsabsetzbetrag und Pendlerbauschale fällig.
Wie kann ich Kilometergeld beanspruchen?
Dank der Zahlung werden Kosten abgeglichen, welche man als Dienstnehmer tragen muss, wenn man mit privaten Fahrzeugen Dienstreisen antritt.
Es ist besonders wichtig, auf die richtige Dokumentation der zurückgelegene Kilometer zu achten, hierfür kann beispielsweise ein Fahrtenbuch verwendet werden.
Folgende Angaben sollten im Fahrtenbuch notiert werden:
- Zielort, Datum und Kilometerstände (Anfang und Ende der Fahrt)
- Zweck (Kunde, Ort)
- Private Fahrten
Auch Rechnungen können zur Orientierung der Kosten im Fahrtenbuch abgelegt oder notiert werden.
Das elektronische Fahrtenbuch ist ein eigenes Software-Angebot um mögliche Manipulationen zu vermeiden. So wird die Richtigkeit der Dokumentation garantiert.
Welche Tagessätze kann man für Dienstfahren ins Ausland geltend machen?
Von großer Bedeutung stellen die Tagessätze für eine Dienstreise nach Ungarn, Deutschland, Schweiz und Italien dar. Vor allem Menschen, die beruflich öfters ins Ausland fahren sind mit dem eignen Pkw unterwegs.
In der Praxis muss man achten, ob der Verpflegungsaufwand selbst zu tragen ist oder durch den Arbeitgeber bestritten wird. Wenn man die Verpflegung selber tragen muss, kann der entstandene Mehraufwand steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings gibt es auch die Regelung, dass der Aufwand durch den Arbeitgeber geltend gemacht werden muss.
Muss man Dienstreisen anmelden?
Generell ist es notwendig, eine Dienstreise beim Arbeitgeber anzumelden. Dies ist vor allem aus versicherungstechnischen Gründen notwendig. In der Praxis heißt das, dass ein Arbeitnehmer, welcher seine Dienstreise ordnungsgemäß anmeldet, auch auf der Dienstreise versichert ist.
Sollte dies nicht der Fall sein und es passiert beispielsweise ein Unfall kann es passieren, dass der Verunfallte auf den Kosten sitzen bleibt bzw. die Versicherung diese Kosten nicht erstattet. Außerdem verstößt der Angestellte gegen die Vorschriften des Arbeitgebers, denn in der Regel ist es festgelegt, dass sämtliche Dienstreisen schriftlich angemeldet werden müssen.
Welche Kosten können zusätzlich abgesetzt werden?
Nicht nur Kilometergeld können abgesetzt werden. Sondern auch Diäten und die Tagesverpflegungspauschale können abgesetzt werden. Wer beruflich länger als acht Stunden aber auch deutlich länger von zu Hause abwesend ist, kann mit dem Kilometergeld rechnen und zusätzlich eine Pauschale für die Verpflegung anführen. Diese Werte kann man anhand der festgelegten Regelungen und Pauschalen ermitteln und ansetzen.
Das Kilometergeld bzw. die Pendlerpauschale liegt in Österreich gegenwärtig bei 0,42 Euro pro Kilometer. Somit ist sie höher, als beispielsweise in Deutschland, wo die Pauschale bei rund 0,30 Euro pro Kilometer liegt.
Fazit
Seit einigen Jahren haben sich die Regelungen zum amtlichen Kilometergeld nur wenig verändert. Allerdings sind sich viele Verbraucher der verschiedenen Ansprüche kaum bewusst. Daher ist es ratsam sich genaustens darüber zu informieren.
Der Webauftritt des Bundesministerium für Finanzen aber auch andere Webseiten, beispielsweise von Autoklubs, geben viele Tricks und Tipps. Aber auch die Seite der Wirtschaftskammer bietet eine große Hilfestellung. Vor allem bei Sonderfällen ist es ratsam, sich professionellen Rat einzuholen.